L'une des choses les plus importantes à se rappeler lors du déploiement de votre programme de dons planifiés est de garder une trace de vos activités.
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Si vous avancez, mais n'intégrez pas dès le début un système vous permettant de mesurer votre progression, alors vous avancez pour mieux reculer.

Tout simplement parce que cela pourrait prendre un certain temps avant que vous ne puissiez voir des résultats probants et que vous devez être en mesure de présenter de manière tangible votre travail à la direction et au conseil d'administration.

Demeurer organisé n'est pas bien compliqué, mais cela exige diligence et régularité.

Aussi simple et évident que cela puisse paraître, gardez votre ordinateur portable à portée de main et assurez-vous d'enregistrer vos activités.
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Voici quelques-unes des activités à suivre et à consigner :

• les conversations et la correspondance avec les donateurs ET les donateurs potentiels

• les appels téléphoniques

• les correspondances par courriel

• les lettres

• les réponses à toutes informations présentées dans des bulletins, les brochures ou les annonces

• tous les appels téléphoniques des avocats (ou les notaires) qui préparent la succession d'un client et recherchent, par exemple, le nom légal de l'organisme

• les contacts avec les conseillers professionnels tels que les réunions, les appels téléphoniques, les déjeuners, etc. doivent également être consignés

• la participation du personnel ou de bénévoles à des séminaires, des conférences, etc

• si vous démarrez une société de légataires (voir le Module sur le sujet), garder un compte précis du nombre de membres.

Former d'autres personnes au sein de votre organisme

Formez votre personnel et le conseil d'administration pour vous informer de toutes les conversations qu'ils ont avec les sympathisants ou donateurs potentiels, et pour qu'ils restent à l'affût de possibles dons planifiés. Ensuite, consigner ces informations.


Modifié le: Friday 30 March 2012, 10:59